9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

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