11
jul2017

9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

10
jun2017

As 5 ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas em startups

Na hora de escolher uma ferramenta para a sua startup você deve avaliar a eficácia dela no mercado e o número de recursos oferecidos afim de suprir as necessidades do seu negócio.

Quando estamos começando uma startup, a disponibilidade de recursos financeiros é bastante restrita, porém a necessidade de ferramentas digitais é gigante. Afinal de contas, é nos primeiros momentos de vida da startup que precisamos implementar as ferramentas essenciais para manter o negócio funcionando como deve ser e evitar problemas futuros.

Inicialmente um caderninho ou uma planilha pode até suprir as primeiras necessidades. Mas, é claro que, a medida que a startup vai crescendo, alguns processos começam a fazer falta. Não dá pra ficar fazendo controle financeiro numa planilha do Excel ou gerenciando as tarefas da equipe por troca de e-mails.

Por isso, resolvi centralizar nesta matéria algumas opções de ferramentas que são bem utilizadas nas principais startups com a finalidade de ajudar na produtividade do seu negócio de modo geral.

EVERNOTE

Já falei várias vezes sobre o Evernote aqui no blog. A ferramenta pode ser utilizada para gerenciar projetos inteiros por meio de pilhas e cadernos. Tudo que você acrescentar no Evernote pode ser pesquisado – essa é só uma das inúmeras funções que a ferramenta oferece.

Para empresas a partir de 3 colaboradores, recomendo o plano Evernote Business.

Se precisar de uma consultoria de Evernote, entre em contato comigo.

AZENDOO

Eu utilizo está ferramenta aqui no Jefpower. O Azendoo é um gerenciador de projetos e tarefas bem complexo e fácil de manusear com versões para web, desktop e Android/iOS. Além de uma visualização do projeto e seu status, também serve para garantir a produtividade de todos do time.

O Azendoo conta com opção de fazer integração com muitas ferramentas, como por exemplo: Evernote, Dropbox, Google Drive, Zapier, entre outras. No quesito gerenciamento de tarefas, é possível acompanhar as tarefas designadas para outros membros, comentar em cada uma delas, fazer upload de arquivos e outras opções.

Uma outra vantagem da ferramenta é a possibilidade de comunicação entre os membros da equipe – mensagem diretas, enquetes ou interações em forma de feed de notícias. Para um trabalho ainda mais divertido e agradável, o Azendoo permite o uso de GIFs, emojis e personalização de links.

Gostaria de uma demonstração desta ferramenta? Solicite gratuitamente aqui. 

ASANA

A ferramenta possui um visual clean possibilitando melhor foco. É possível adicionar vários detalhes em cada tarefa – comentários, arquivos, prazo e responsável. Em cada tarefa – separada por projeto – você visualiza um calendário completo com todas as tarefas entregues ou pendentes.

Quando o assunto é comunicação entre membros, o Asana possibilita adicionar comentários nas tarefas. O gestor também pode delegar o responsável da tarefas facilitando a troca de e-mails. Algumas pessoas utiliza o Asana para gerenciar projetos pessoais também.

Para equipe com menos de 5 integrantes o Asana é gratuito. Acima de 5 os preços variam e são cobrados por usuários.

TRELLO

Eu particularmente não gosto de gerenciar projetos e tarefas em formato kanban, mas gosto muito do Trello e de como ele agrega valor e praticidade no gerenciamento deste processo. Se você gosta de visual macro, o Trello é ideal para o seu negócio.

No Trelllo você cria boards dentro de cada projeto e em cada um é preenchido por cards – etapas e tarefas. Dentro dos cards você consegue fazer comentários, upload de arquivos, marcar pessoas, organizar por tags e outras funções.

A ferramenta é bem agradável e conta com aplicativos para diferentes dispositivos. Chega até a ser divertido de usar.

Para quem desejar fazer integrações tem que contratar o plano Premium.

HAVERST

O Harvest é ideal para quem busca um gerenciador de projetos com foco em rastreamento de tempo. Além de ser uma ferramenta bem centrada em equipes.

Os relatórios desta ferramenta são interessantes por informar o tempo dedicado em cada projeto por cada membro.

É possível configurar o faturamento de cada projeto – ele inclusive envia uma notificação por e-mail caso algum valor tenha ultrapassado. Essa questão de horas trabalhadas tem sido exigidas pelos gestores.

Além deste foco no gerenciamento de tempo, o Harvest também possui uma função de gerenciamento de tarefas interessante. Só não recomendo escolher está ferramenta caso a gestão de tempo não seja interessante para o seu negócio, pois a funcionalidade pode atrapalhar o seu processo de trabalho.

O que achou dessas ferramentas? Qual chamou mais atenção? Já utiliza alguma na sua startup? Deixe o seu comentário.

01
jun2017

Ganhe uma grana extra com esses aplicativos

Se a sua grana está curta e o seu salário não consegue cobrir as despesas, você tem de buscar alternativas para ampliar sua renda.

Com o crescimento da economia colaborativa, diversos sites facilitam o ganho de uma renda extra. Veja está lista com 7 aplicativos para ajudar você a aumentar sua receita sem muito esforço.

APLICATIVO 1 – ENJOEI

O aplicativo oferece um espaço especial para que você venda diversas coisas, tipo aquelas das quais você está enjoado e não quer mais, de forma rápida e simples, e você também pode comprar lá! Além de ter um layout bem bacana, a ferramenta sempre oferece diversas promoções para incentivar o fluxo de compras e vendas, dando a oportunidade de você comprar mais e vender mais. Apesar de não cobrar pelo anúncio, o site fica com 20% das vendas.

APLICATIVO 2 – FREELANCER

O aplicativo não vai fazer você ganhar dinheiro online em minutos, mas te dará a oportunidade de encontrar empregos de freelancer, contribuindo para uma graninha extra no futuro. Ele funciona da seguinte forma: os empregadores apresentam um projeto e a partir daí o freelancer faz sua proposta, apresentando o tempo de execução e o valor dos seus serviços. Se a proposta for aceita, ele é contratado, daí é só entregar o job como combinado, dentro do prazo e esperar pela grana.

APLICATIVO 3 – DOG HERO

O aplicativo oferece a oportunidade de você tornar-se um anfitrião para receber cachorrinhos enquanto os donos deles viajam. É bem simples, basta cadastrar-se gratuitamente e uma equipe irá avaliar seus dados e agendar uma entrevista com você. E a partir daí, se for aprovado, você terá um perfil no qual poderá definir o preço que deseja cobrar, qual porte de animal está disposto a hospedar e além disso, você poderá por fotos de seus cachorros, do espaço que o cãozinho terá acesso e de você.

APLICATIVO 4 – FOAP

O aplicativo permite que o “fotógrafo”, tenha a possibilidade de colocar à venda uma foto top, tirada num cenário único ou adquirir imagens de outros usuários. Basta você criar um login ou usar a conta do Facebook. Você pode fazer o upload das fotos tiradas do seu smartphone direto no mercado online do app. É claro que as fotos precisam ser aprovadas pela comunidade do site para que possam gerar grana. A cada foto vendida, você lucra U$5. E a mesma foto pode ser comercializada ilimitadamente.

APLICATIVO 5 – SKINA

O aplicativo possibilita a compra e venda de produtos de forma bem rápida e prática, e o melhor de tudo, pertíssimo de você. Tudo isso porque o app rastreia ofertas e pessoas – que também usam o app – ao redor (entre 3km a 12km), oferecendo um chat para que o vendedor e o comprador possam esclarecer eventuais dúvidas, e se tudo der certo e houver interesse de ambas as partes, possam combinar o melhor horário e local para efetuar os negócios.

APLICATIVO 6 – PINION

O aplicativo tem como objetivo remunerar em dinheiro os usuários que responderam diversos questionários com o intuito de avaliar marcas e empresas. Para participar dessas pesquisas é necessário criar uma conta grátis, a partir daí você terá acesso a um mapa de “missões”, que são tarefas espalhadas pela cidade com o objetivo de avaliar e buscar dados relacionados ao marketing e funcionamento das empresas, desde avaliação de promoções e ações até mesmo degustação de produtos.

APLICATIVO 7 – AIRBNB

O aplicativo permite que você “alugue” sua casa para hospedagens. Basta criar uma conta grátis e anunciar seu espaço ou reservar acomodações exclusivas em qualquer lugar do mundo. Cada anfitrião ou viajante é único, por isso os perfis pessoais do Airbnb ajudam anfitriões e hóspedes a se conhecerem um pouco melhor antes de compartilharem um espaço. Os anfitriões descrevem seus espaços em detalhes, incluindo informações sobre as comodidades e horários disponíveis, e os hóspedes deixam comentários sobre as experiências que tiveram.

O que achou dessas dicas? Gostaria de acrescentar outros aplicativos? Deixe seu comentário. Ah e não esquece de compartilhar está matéria nas suas redes sociais. Você pode ajudar seus amigos a ganharem uma graninha!

16
fev2017

Importando os boards do Trello para o MeisterTask

A ferramenta Trello é conhecida mundialmente, ela se baseia no sistema de kanban (em Japonês, kan = “visual” e ban = “cartão”), bastante utilizado no desenvolvimento com Scrum. A imagem abaixo ilustra sua estrutura e componentes:

Perceba que o Trello é dividido em quadros (boards), listas e cartões. Para quem não sabe, um board pode ser um projeto, produto, recurso ou basicamente qualquer outra coisa que você queira, já que seu uso não se limita a projetos de tecnologia. Você pode muito bem criar um board para organizar suas próximas férias, a reforma de sua casa e etc, esse post americano ilustra bem isso. Dentro de cada board, temos listas, que são colunas para te ajudar a organizar as tarefas, que por sua vez são representadas por cartões. Cartões podem ter checklists, anexos, imagens, votos, data de expiração e muito mais. E ao bom estilo drag-and-drop, você pode move-los entre as diferentes listas.

Mas, caso você já tenha uma estrutura no Trello e queira migrar para uma outra ferramenta com mais possibilidades e recursos que possam atender melhor suas necessidades, eu recomendo que analise o MeisterTask.

O MeisterTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e colaboração intuitiva que se integra perfeitamente com a ferramenta de mapas mentais – MindMeister. A integração permite que você transforme seus mapas mentais em boards de projetos, similar aos do Trello, e importar todas as suas ideias criativas como tarefas para que você possa executá-las após a sessão de brainstorming.

IMPORTANDO PROJETOS DO TRELLO PARA O MEISTERTASK

Para importar um projeto e tarefas do Trello no MeisterTask, basta Clicar em ” … ” Esse botão fica localizado no canto inferior esquerdo do painel, depois selecione “Import from Trello”.

Após autenticar a conta com sucesso, você terá uma lista de todos os seus boards. Basta selecionar o que pretende importar.

Viu como é simples?! Agora você pode continuar trabalhando em seus projetos diretamente no MeisterTask.

Ficou curioso para conhecer o MeisterTask na prática? Aproveite a oportunidade!

14
fev2017

Construindo um modelo de negócios canvas no Mural

Para os heavy users da internet ou aqueles que à utilizam com amplo acesso à informação, o que é simples de compreender e fácil de fazer costuma ser a opção mais atrativa. Não é a toa que o Modelo de Negócio Canvas ganhou espaço em uma velocidade impressionante, principalmente no universo das startups, sendo utilizado pela grande maioria dos jovens empreendedores.

Vale ressaltar que o Modelo de Negócios Canvas não substitui o Plano de Negócios: a análise e reflexão sobre o Canvas possibilita o desenvolvimento de um Plano bem estruturado e com maiores chances de sucesso. As mudanças no Canvas interferem automaticamente nas atualizações do Plano de Negócios.

Para quem ainda não está familiarizado com o termo, o Canvas é um mapa simples e visual que aborda os principais pontos que o empreendedor necessita considerar ao trazer o seu negócio para a realidade do mercado.

Abaixo apresento os blocos que contém no Canvas:

PROPOSTA DE VALOR: Aqui você irá pontuar o que o seu negócio vai oferecer para o mercado que realmente terá valor para os clientes.

SEGMENTO DE CLIENTES: Quais segmentos de clientes serão o foco do seu negócio? Sinalize neste bloco.

CANAIS: Como o seu cliente irá comprar e receber o produto ou serviço?

RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES: Aqui você vai abordar como o seu negócio se relacionará com cada segmento de cliente.

ATIVIDADE-CHAVE: Destaque as atividades que são essenciais para tornar possível a Proposta de Valor.

RECURSOS PRINCIPAIS: São os recursos necessários para a realização das atividades-chave.

PARCERIAS PRINCIPAIS: São as atividades-chave desenvolvidas de maneira terceirizada e os principais recursos adquirido fora do seu negócio.

FONTES DE RECEITA: Como você pretende obter receita por meio da proposta de valor? Mostre neste bloco.

ESTRUTURA DE CUSTOS: São os custos necessários para que a estrutura do seu negócio possa funcionar.

Todas as informações contidas nos nove blocos vão formalizar a conceitualização do eu negócio, ou seja, a forma como você irá operar e gerar valor ao mercado, definindo fluxos e processos, permitindo uma compreensão e visualização do seu modelo de atuação no mercado.

Ok, entendi até aqui Jeferson. Mas, existe uma maneira de criar o Canvas e poder compartilhar e colaborar com a equipe? Opa, tem sim!

Existe uma ferramenta online para reunir ideias, construir canvas, processos, organizar conteúdos, fazer pesquisa interna, apresentações e outras possibilidades, estou falando do Mural. Nesta ferramenta é possível incluir todos os tipos de conteúdos como vídeos, imagens, documentos, links da internet, mapas, e outros formatos de arquivos de uma forma bem dinâmica.

O Mural disponibiliza vários modelos de canvas, símbolos e formas, fundos e desenhos e outros recursos úteis para aprimorar mais ainda o trabalho. Ainda tem a possibilidade de apresentar o que foi construído no mural com efeitos de zoom que tornam a apresentação bem interessante. Todo o material criado pode ser incorporado, através de um código, em outros sites e até compartilhado nas redes sociais.

O Mural foi construído para ser uma ferramenta colaborativa. Toda a sua equipe pode compartilhar e discutir ideias para encontrar soluções criativas. Você teria interesse em vê na prática como construir um canvas e outras possibilidades no Mural? Clique no banner abaixo e manda uma mensagem para mim informando o dia e horário de sua preferência.

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