11
jul2017

9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

04
jul2017

7 recursos que o Azendoo está preparando para o seu negócio

O Azendoo, ferramenta de gestão de projetos e tarefas completa utilizado por marcas de diversos segmentos, está planejando grandes atualizações e pequenos ajustes para tornar a ferramenta mais útil e intuitiva.

Aqui no blog do Jefpower eu já abordei diversas formas de explorar a ferramenta – clique aqui e confira as matérias. Agora vamos as novidades que o Azendoo está preparando para o seu negócio:

O AZENDOO TERÁ BOARDS

Cada vez mais as equipes confiam no gerenciamento ágil de projetos para fazer as coisas, muitas das vezes a preferência é por uma visão macro de todo o projeto através dos boards – formato muito conhecido aqui no Brasil por conta do Trello.

A equipe do Azendoo engajada com o compromisso de tornar o trabalho mais produtivo e apaixonante está preparando o board para as tarefas dos seus projetos na ferramenta.

FORMATAÇÃO DE TEXTOS PARA AS MENSAGENS

Em breve, você poderá formatar os textos de sua mensagem e compartilhar os links de maneira mais atrativa no Azendoo.

COPIANDO E ATRIBUINDO UMA TAREFA PARA TODA A EQUIPE

Às vezes, você precisa de muitas pessoas para executar uma determinada tarefa, quer seja preenchendo documentos administrativos, lendo um documento ou qualquer outra coisa. Em vez de copiar toda vez a mesma tarefa, em breve, você poderá duplicá-la e atribuí-la diretamente aos membros da equipe em poucos cliques.

APLICATIVOS MÓVEIS MAIS RÁPIDOS

Atualmente, a equipe do Azendoo está testando uma nova versão para os aplicativos móveis que possui melhor desempenho e praticidade. Eu estou testando a versão para Android e estou curtindo demais.

ENVIO DE E-MAILS PARA OS TEMAS (SUBJETCS)

Em alguns negócios ocorre muitas solicitações de tarefas por e-mail, especialmente quando são provenientes de clientes ou outras organizações externas. A equipe do Azendoo está criando a possibilidade de enviar os e-mails para a ferramenta e convertê-los em tarefas.

Em breve, cada “Tema” (na versão Português da ferramenta ou Subject na versão inglês) terá seu próprio endereço de e-mail que poderá ser compartilhado com seus clientes, etc, para que eles possam enviar solicitações diretamente por e-mail para o Azendoo aparecendo no respectivo “Tema” como tarefa.

SSO

O Single Sign On é obrigatório em algumas empresas para fins de segurança, mas também adiciona conveniência para os administradores que configuram um novo serviço para suas equipes.

Atualmente, a equipe Azendoo está criando suporte para o SSO para facilitar o gerenciamento de grandes equipes.

MUDANÇAS NAS LISTAS DE TAREFAS

A equipe Azendoo está ajustando diferentes coisas em relação as listas de tarefas. Dentre algumas das mudanças consideradas incluem:

  • Planejar datas nas tarefas por importância
  • Alterar alguns nomes nas listas de acesso
  • Transformar o “Someday” em um sistema de arquivo

Isso é tudo por enquanto, pessoal! O que você achou dessas novidades? Deixe seu comentário.
Gostaria de uma demonstração gratuita desta ferramenta? Solicite aqui!

15
jun2017

Aprenda Excel do básico ao avançado gratuitamente

O Excel é considerado uma das ferramentas mais importantes para processos empresariais e pessoais em todo o mundo. A ferramenta da Microsoft oferece uma infinidade de funções e tarefas.

Seja para o uso como ferramenta de gestão financeira, business intelligence ou gestão de projetos, o Excel é praticamente indispensável para empresas de diversos portes.

Quem sabe manusear a ferramenta ganha um grande diferencial nas seleções de oportunidades dentro das empresas. Por isso, conhecer dicas, macetes e possibilidades da ferramenta nunca é demais.

Para ajudar você no aprendizado do Excel, reuni alguns sites que ensinam gratuitamente sobre a ferramenta. Os cursos são de todos os níveis.

Básico

Microsoft Excel 2003 – Básico
A plataforma do Bradesco tem um vasto conteúdo para quem deseja aprender sobre controle de dados, incluindo o Excel.

Excel 2007 – Básico
Nesse módulo, o aluno aprende sobre as fórmulas básicas e como aplicar e as importâncias da ferramenta. São seis módulos e não há nenhum pré-requisito para início.

Intermediário

Excel 2007 – Intermediário
São 18 horas de material divididos em cinco módulos, com foco em comandos, guias, opções e formatações. É importante que o aluno tenha feito o nível básico.

Excel 2010 – Intermediário
Esta versão do programa visa auxiliar em planilhas com cálculos matemáticos. O curso ensina sobre a formatação e funções das fórmulas.

Avançado

Excel 2010 – Avançado
São 20 horas de curso, divididos em 18 módulos que começam com a introdução aos dados e avança funções, gráficos entre outros recursos que facilitam o entendimento dos dados inseridos nas planilhas. O aluno deverá ter feito os cursos anteriores.

Excel 2007 – Avançado
São 31 horas de conteúdo de Excel Avançado, com foco na segurança da informação, auditorias e tabelas.
Os certificados são emitidos a cada curso, sem a necessidade de pagamento. Os alunos ainda podem contar com apoio para dúvidas e entender mais sobre o mercado de trabalho. Além da opção de Excel, a Fundação Bradesco oferece conhecimento em outras áreas, como administração e tecnologia.

O que achou desta postagem? Deixe nos comentários a sua opinião. Ah… não esquece de compartilhar nas suas redes sociais.

10
jun2017

As 5 ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas em startups

Na hora de escolher uma ferramenta para a sua startup você deve avaliar a eficácia dela no mercado e o número de recursos oferecidos afim de suprir as necessidades do seu negócio.

Quando estamos começando uma startup, a disponibilidade de recursos financeiros é bastante restrita, porém a necessidade de ferramentas digitais é gigante. Afinal de contas, é nos primeiros momentos de vida da startup que precisamos implementar as ferramentas essenciais para manter o negócio funcionando como deve ser e evitar problemas futuros.

Inicialmente um caderninho ou uma planilha pode até suprir as primeiras necessidades. Mas, é claro que, a medida que a startup vai crescendo, alguns processos começam a fazer falta. Não dá pra ficar fazendo controle financeiro numa planilha do Excel ou gerenciando as tarefas da equipe por troca de e-mails.

Por isso, resolvi centralizar nesta matéria algumas opções de ferramentas que são bem utilizadas nas principais startups com a finalidade de ajudar na produtividade do seu negócio de modo geral.

EVERNOTE

Já falei várias vezes sobre o Evernote aqui no blog. A ferramenta pode ser utilizada para gerenciar projetos inteiros por meio de pilhas e cadernos. Tudo que você acrescentar no Evernote pode ser pesquisado – essa é só uma das inúmeras funções que a ferramenta oferece.

Para empresas a partir de 3 colaboradores, recomendo o plano Evernote Business.

Se precisar de uma consultoria de Evernote, entre em contato comigo.

AZENDOO

Eu utilizo está ferramenta aqui no Jefpower. O Azendoo é um gerenciador de projetos e tarefas bem complexo e fácil de manusear com versões para web, desktop e Android/iOS. Além de uma visualização do projeto e seu status, também serve para garantir a produtividade de todos do time.

O Azendoo conta com opção de fazer integração com muitas ferramentas, como por exemplo: Evernote, Dropbox, Google Drive, Zapier, entre outras. No quesito gerenciamento de tarefas, é possível acompanhar as tarefas designadas para outros membros, comentar em cada uma delas, fazer upload de arquivos e outras opções.

Uma outra vantagem da ferramenta é a possibilidade de comunicação entre os membros da equipe – mensagem diretas, enquetes ou interações em forma de feed de notícias. Para um trabalho ainda mais divertido e agradável, o Azendoo permite o uso de GIFs, emojis e personalização de links.

Gostaria de uma demonstração desta ferramenta? Solicite gratuitamente aqui. 

ASANA

A ferramenta possui um visual clean possibilitando melhor foco. É possível adicionar vários detalhes em cada tarefa – comentários, arquivos, prazo e responsável. Em cada tarefa – separada por projeto – você visualiza um calendário completo com todas as tarefas entregues ou pendentes.

Quando o assunto é comunicação entre membros, o Asana possibilita adicionar comentários nas tarefas. O gestor também pode delegar o responsável da tarefas facilitando a troca de e-mails. Algumas pessoas utiliza o Asana para gerenciar projetos pessoais também.

Para equipe com menos de 5 integrantes o Asana é gratuito. Acima de 5 os preços variam e são cobrados por usuários.

TRELLO

Eu particularmente não gosto de gerenciar projetos e tarefas em formato kanban, mas gosto muito do Trello e de como ele agrega valor e praticidade no gerenciamento deste processo. Se você gosta de visual macro, o Trello é ideal para o seu negócio.

No Trelllo você cria boards dentro de cada projeto e em cada um é preenchido por cards – etapas e tarefas. Dentro dos cards você consegue fazer comentários, upload de arquivos, marcar pessoas, organizar por tags e outras funções.

A ferramenta é bem agradável e conta com aplicativos para diferentes dispositivos. Chega até a ser divertido de usar.

Para quem desejar fazer integrações tem que contratar o plano Premium.

HAVERST

O Harvest é ideal para quem busca um gerenciador de projetos com foco em rastreamento de tempo. Além de ser uma ferramenta bem centrada em equipes.

Os relatórios desta ferramenta são interessantes por informar o tempo dedicado em cada projeto por cada membro.

É possível configurar o faturamento de cada projeto – ele inclusive envia uma notificação por e-mail caso algum valor tenha ultrapassado. Essa questão de horas trabalhadas tem sido exigidas pelos gestores.

Além deste foco no gerenciamento de tempo, o Harvest também possui uma função de gerenciamento de tarefas interessante. Só não recomendo escolher está ferramenta caso a gestão de tempo não seja interessante para o seu negócio, pois a funcionalidade pode atrapalhar o seu processo de trabalho.

O que achou dessas ferramentas? Qual chamou mais atenção? Já utiliza alguma na sua startup? Deixe o seu comentário.

23
mar2017

Tudo sobre o time tracking do Azendoo

Existem inúmeras técnicas para otimizar o gerenciamento de tempo. A empresa deve selecionar uma ferramenta que apresente recursos que atendam suas necessidades, dentre eles se destacam as que oferecem a possibilidade de ter o controle de tempo.

Recentemente o Azendoo, ferramenta incrível para gerenciar projetos, lançou o recurso de time tracking que oferece a possibilidade de ter o controle do tempo gasto em cada atividade de um determinado projeto.

Com o Time Tracking ativado, você será capaz de acompanhar o tempo gasto pela sua equipe de foma colaborativa e em tempo real. Você também será capaz de identificar tarefas ou projetos que consomem mais tempo do que outros e organizar melhor os planejamentos futuros.

TEMPO GASTO X TEMPLO PLANEJADO

O tempo é rastreado nas tarefas. Cada tarefa tem dois campos: um focando no tempo gasto na tarefa e outro no templo planejado par ser gasto na tarefa.

A ideia é que você adicione a quantidade de tempo que deseje se dedicar ou até mesmo o tempo contratado pelo cliente. Posteriormente, vai adicionando o tempo gasto de acordo com o progresso do trabalho. Quando a tarefa for concluída, você poderá comparar o tempo gasto X o tempo planejado em cada tarefa.

PAINEL DE ANÁLISE

O painel de análise do time tracking permite que você obtenha informações sobre o status seus projetos . Você pode identificar o tempo gasto em cada tarefa, projeto ou por colaborador. Todos os dados são detalhados e em tempo real.

Você também pode filtrar por períodos.

ACESSO EM TODOS DISPOSITIVOS

Com este recurso na sua conta do Azendoo, você terá acesso na versão web, desktop e celular para acompanhar o tempo de qualquer lugar

QUER VER O TIME TRACKING EM AÇÃO?

Ter uma ferramenta como o Azendoo trará uma série de benefícios para o seu negócio.

Solicite uma demonstração gratuitamente do recurso.

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