11
jul2017

9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

07
fev2017

10 maneiras de explorar os temas do Azendoo

O Azendoo permite que você organize seus projetos através dos “Temas”. A ferramenta acredita que você pode ter algumas demandas do seu trabalho que não é necessariamente um projeto específico e ainda assim necessitar gerenciá-la e organizá-la tanto quanto um projeto.

Em cada tema você pode encontrar:

  • Um feed de atividade
  • Listas de tarefas
  • Calendário
  • Painel de Analytics
  • Seus próprios documentos

Além disso, é possível que compartilhar mensagens e tarefas em outros temas simultaneamente. Esta opção oferece flexibilidade a equipe sobre o que querem compartilhar e com quem querem compartilhar.

Hoje vou apresentar 10 maneiras de explorar os temas do Azendoo na esperança de inspirar você a criar sua própria estrutura e começar a colaborar em todos os aspectos do seu negócio. Vamos lá?!

1 – ROADMAPS

Os roadmaps são essenciais para gerenciar as prioridades. A própria equipe do Azendoo utiliza três roadmaps diferentes: o roadmap de desenvolvimento de aplicativos, o roadmap móvel e um roadmap de marketing.

2 – BRAINSTORMING

Brainstorming geralmente é feito em equipe, mas também pode ser feito remotamente. Crie um tema para brainstorming e/ou caixa de sugestões.

Peça aos participantes para registrarem as ideias na forma de tarefas, isso vai tornar mais fácil de priorizar. Outra alternativa é registrar as ideias no feed de atividades para que todos possam dar o seu feedback de imediato.

3 – GROWTH HACKING

Você pode gerenciar os seus experimentos direito no Azendoo. Use as listas de tarefas para o log e um documento do Google Drive para cada experiência.

4 – EDUCAÇÃO

Se você é um estudante e deseja gerenciar suas atribuições e projetos no Azendoo, a melhor maneira é criar um tema por turma para gerenciar suas lições.

Você também pode convidar seus colegas e trabalhar juntos nos projetos de grupo, enquanto compartilha informações e notas facilmente.

5 – MARCAÇÕES PRIORITÁRIAS

Os temas podem servir como “tags”. Por exemplo, você pode desejar visualizar todas as tarefas urgentes. Para isso, basta criar um tema chamado “Urgente” e compartilhar suas tarefas sobre este assunto.

Desta forma, você verá quais tarefas são urgentes em suas listas de tarefas. Além disso, os temas com foco nas urgências podem ter suas próprias listas de tarefas, calendário e análises para gerenciar melhor suas prioridades.

6 – COMUNICADOS

Use um tema para focar nos comunicados da equipe para manter todos os membros cientes das novidades. Convide todos os membros da sua equipe e tenha discussões de grupo em torno das próximas ações e, você pode até votar!

7 – PLANEJAMENTO EDITORIAL

Se o seu negócio possui um blog, o planejamento editorial é fundamental. Embora, o mesmo conceito pode ser usado para qualquer tipo de planejamento ao usar o calendário.

Neste caso, cada tarefa representa um blogpost a ser publicado. Você pode definir uma data de vencimento para atuar como uma data de publicação para o artigo. Você pode adicionar todos os documentos necessários (artigo, imagens, pesquisa, etc). Também é possível perguntar a opinião dos seus colegas de equipe nos comentários sobre o conteúdo. Além disso, a descrição da tarefa é excelente para acompanhar o status do artigo: está escrito, editado, projetado ainda?

Eu utilizo esse formato para a produção do conteúdo dos blogs que gerencio. Mensalmente eu organizo os conteúdos para serem publicados nos respectivos dias tendo a visão do mês através do calendário no Azendoo.

8 -REUNIÕES

Um tema dedicado a reuniões pode ser bastante útil para manter um cronograma e enviar lembretes aos participantes. Aqui está uma boa maneira de prosseguir:

* Criar uma tarefa para cada reunião
* Adicione o local, o tópico e outras informações relevantes na descrição
* Adicionar os participantes como seguidores
* Lembrar todos da reunião postando um comentário quando chegar a hora
* Você também pode compartilhar notas de reunião na mesma tarefa quando a reunião terminar.

9 – GERENCIAR CLIENTES

Escolha um tema para cada um de seus clientes. Dessa maneira, você pode verificar o progresso de cada um e fornecer o máximo de valor para eles.

Você também pode convidá-los e compartilhar materiais com eles diretamente do Azendoo. Essa é uma ótima maneira de mostrar seu progresso, bem como obter feedback.

10 – RECRUTAMENTO

Você pode usar um tema para gerenciar o processo de recrutamento. Use separadores para criar as diferentes seções de seu processo de contratação, e as tarefas podem ser seus candidatos. Além disso, você pode adicionar os currículo no cartão de tarefas, juntamente com notas de entrevista e outras documentações.

Além disso, você também pode discutir com seus colegas sobre cada candidato nos comentários do cartão de tarefa.

Gostaria de se aprofundar nessa ferramenta e alavancar a produtividade do seu negócio por meio da gestão de projetos e tarefas? Solicite o orçamento do treinamento in-company ou da consultoria da produtividade, clique aqui!

12
jan2017

2017 será diferente!

É importante se pensar sobre cada ação que fazemos todos os dias, mesmo nos momentos de diversão, pois quando temos a consciência de nossos atos, damos um significado para eles e assumimos uma responsabilidade não só com nós mesmos, mas também com o mundo. Nós somos os responsáveis por aquilo que acontece conosco. Quando não existe consciência, somos vítimas e também assassinos de tempo, dinheiro, qualidade de vida e desenvolvimento pessoal.

Muitas vezes tentamos tornar o planeta mais justo ou sustentável, o corpo mais saudável. Enchemos a internet com “selfies” de momentos que nem sempre são reais. Sabemos que andar de bicicleta pode diminuir a poluição no mundo, mas preferimos ir de carro ao trabalho para evitar o suor e a chuva. Todos os dias vemos matérias ou vídeos falando do mal que é gerado por fast-food, e mesmo assim lotamos as filas porque temos preguiça de ir no mercado comprar algo que faça melhor à nossa saúde.

Para que esse ano seja diferente, é necessário que tenhamos consciência das nossas ações, pois elas contribuem para o nosso desenvolvimento em vez de atrapalhá-lo. Se continuarmos a fazer as mesmas coisas sem pensar, podemos estar inconscientemente nos sabotando.

Com o período em que estamos vivendo em nosso país, de altos desempregos, cortes de gastos nas empresas e aumento da inflação, é o momento de buscar fazer a diferença. Eu sou o exemplo vivo de que existe a oportunidade. Sei que ser empreendedor não é nada fácil, são inúmeros desafios e possíveis fracassos que, na maioria das vezes, desmotivam ou interferem no sucesso. Mas, eu sei que a maioria dos negócios já falharam em algum momento e que os melhores aprendizados são adquiridos com os fracassos.

Desejo que em 2017 você faça a diferença, aproveitando mais os seus projetos e metas. Que você permita-se ter novas experiências, conhecer outras culturas, fazer uma viagem de autoconhecimento e consciência dos seus atos e que para cada um deles você seja capaz de responder: “porque você faz o que faz, a cada instante?”.

17
nov2016

5 aplicativos para gerenciar projetos

Tenha consciência que atualmente existem infinitos aplicativos que prometem um monte de coisas, tem sempre um ou outro que agrega vários recursos possibilitando atender grandes necessidades. Há também muitas ferramentas que podem servir melhor para diferentes tipos de negócios.

Para facilitar o seu trabalho de encontrar uma ferramenta interessante com foco no gerenciamento de projetos, eu reunir 5 aplicativos essenciais de produtividade. Estes, sem dúvida, irão ajudar sua equipe a fazer o trabalho mais rápido e de forma prazerosa. Vamos lá?!

EVERNOTE

Tome notas em todos os tipos de formatos (texto, vídeo, áudio, imagem e documento), compartilhar documentos com anotações e receber comentários, bem como, até mesmo organizar contas. Para aqueles que vivem on-the-go, Evernote é o que você precisa. Solicite uma demonstração gratuita e ganhe um bônus, clique aqui.

AZENDOO

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Esta poderosa ferramenta permite que administradores convidem os membros da equipe ou parceiros para compor o “Workspace” (Espaço de trabalho) que posteriormente podem trabalhar de forma colaborativa com os recursos disponibilizados no Azendoo. A ferramenta tem integração com o Evernote, Google Drive, Dropbox, Zapier e outras ferramentas que favorecem organização e produtividade. Solicite uma demonstração gratuita, clique aqui.

TODOIST

Com o Todoist você compartilha projetos, atribui tarefas e gerencia níveis prioritários tudo isso através de um aplicativo simples e ao mesmo tempo complexo, mesmo quando offline. Você pode definir metas semanais ou mensais e acompanhar o progresso dos projetos por cores. Ideal para consultores, autônomos e pequenas equipes. Solicite uma demonstração gratuita e ganhe um incrível bônus, clique aqui.

HOURS

Às vezes é necessários estar ciente do tempo gasto em um projeto para otimizar o trabalho e gerenciar os resultados. O aplicativo Hours atende muito bem essa necessidade, possui um visual clean e é intuitivo. Recomendo muito para consultores e freelancers por serem profissionais com a necessidade de controlar o tempo. Mas, a ferramenta pode ser utilizada por diferentes tipos de equipes.

KAST

O Kast é um aplicativo para comunicação das equipes. Ele permite o envio de áudio, vídeo, imagens e textos. Você cria canais, acompanha o trabalho desenvolvido por colegas e dar feedback sobre um projeto – tudo isso através do seu smartphone. Grandes empresas tem utilizado o Kast para coordenar a comunicação interna da empresa. Vale a pena testar!

O que achou da dicas desses 5 aplicativos? Recomendo algum? Deixe nos comentários.

31
out2016

10 lições de empresas que tem equipes remotas

De acordo com um relatório da Inuit, um quarto de todos os trabalhadores norte-americanos têm trabalhando remotamente por pelo menos algumas horas por semana. Um número crescente de empresas estão permitindo que seus funcionários trabalhem remotamente, e isso é porque as organizações estão mais interessadas nos resultados, ao invés da carga horária de trabalho dos funcionários em um escritório fixo.

Aqui estão 10 lições de equipes remotas, com exemplos de algumas das melhores equipes remotas do mundo.

1 – MELHORIA NA COMUNICAÇÃO INTERNA

Imagine que você está no trabalho, sentado ao lado de seus colegas. Você inicia uma conversa sobre o trabalho e quando percebe já está falando sobre o grande jogo de ontem à noite ou do capítulo da novela. No trabalho remoto pode ocorrer uma situação como essa, porém, é muito difícil. Já que você vai estar em um telefone ou bate papo, você vai querer ir direto ao ponto.

Na Automatic, empresa que desenvolveu o WordPress, atualmente está avaliada em mais de U$ 1 bilhão e tem cerca de 400 funcionários espalhados em 40 países diferentes. Eles não trabalham no mesmo escritório, nem compartilham de e-mails. Em vez disso, eles utilizam um blog interno chamado P2 onde tudo é atualizado e os membros da equipe podem verificar tudo o que está acontecendo, sem ter que enviar e-mails uns aos outros.

2 – PULAR O TRAJETO

Está é uma importante vantagem de trabalhar remotamente. É terrível acordar cedo para ir pro trabalho, arrumar bolsa/mochila, preparar e tomar o café rapidamente e ainda ter que lidar com o trânsito. Quando trabalhamos remotamente, ganhamos muitas horas extras para concluir um trabalho. Por que desperdiçar tempo no trânsito, por exemplo, quando se pode ganhar até mais qualidade de vida evitando estresse e trabalhando com mais tempo livre?

A Treehouse é uma empresa que ensina as pessoas a codificar. Com a ajuda de 100 membros da equipe trabalhando remotamente, a empresa obtêm uma receita anual de U$8.000.000. O fundador da Treehouse, Ryan Carson, entende que, quando você pula o trajeto, você economiza tempo e trabalha mais. É por isso que os funcionários da Treehouse só trabalham 4 dias por semana.

3 – MENOS DISTRAÇÕES

É notável que trabalhar remotamente gera uma maior concentração sobre algo sem distrações. E mesmo que você esteja trabalhando em um local com algumas distrações, facilmente você pode se deslocar para um outro local.

A inVision, empresa de software de design colaborativo, têm uma equipe remota que trabalha em diferentes locais do mundo, e eles permitem que cada membro selecionem o próprio momento de trabalho, mas isso não significa que a equipe não trabalha de forma colaborativa. A inVision garante que haja, pelo menos, algumas horas de trabalho em que todos os membros da equipe estejam conectados.

4 – SEM REUNIÕES DESNECESSÁRIAS

Quantas vezes você já participou de uma reunião desnecessária? São essas reuniões que, na maioria das vezes, interrompe o nosso fluxo de trabalho. Agora, quando você trabalha em uma equipe remota, as reuniões tornam-se importantes e todas elas são, ou pelo menos deveriam ser, bem planejadas e preparadas para que todos possam tirar maior proveito.

No caso da empresa Glide Consulting, eles moveram a comunicação e reuniões para uma plataforma de mensagens de texto. Algumas das vantagens está no registro de tudo e na seleção do que é importante.

5 – APROVEITANDO DIFERENTES HORÁRIOS

A principal razão de trabalhar remotamente está em poder trabalhar em um local e fuso horário diferente. Enquanto, algumas pessoas pensam que isso pode ser uma desvantagem, acredito que isso é uma grande vantagem.

A Baremetrics contrata profissionais específicos que sabem lidar com o trabalho remoto, que são capazes de resolver problemas e realizam o trabalho em diferentes fusos horários.

6 – TRABALHAR EM UM AMBIENTE CONFORTÁVEL

Se eu perguntasse para você: Qual seria um local agradável e que lhe permiti-se ser criativo e produtivo? Tenho a certeza que a sua resposta não seria o “escritório”. Ao trabalhar remotamente, você estaria trabalhando em um lugar que pudesse se concentrar completamente, e isso significa trabalhar mais e melhor em pouco tempo.

Groove, uma empresa que fornece software de help desk para organizações, tem todo o seu trabalho remoto. A empresa não quer ter funcionários para ocupar um espaço de trabalho, que na maioria das vezes, não é organizado. Em vez disso, eles incentivam os funcionários a encontrar o próprio espaço de trabalho que lhe gere produtividade e conforto. Todas as manhãs, eles realizam pequenas reuniões via chat delegando as ações que cada um dos membros da equipe terão que realizar durante o dia.

7 – USANDO AS FERRAMENTAS CERTAS

É essencial que as equipes remotas utilizem as ferramentas certas para a coordenação e comunicação. Este é o cenário em que as ferramentas de gestão tornam-se importantes, elas tornam o trabalho mais fácil. No entanto, a sua equipe também pode precisar de outras ferramentas para vídeo-conferências ou outras necessidades específicas.

Buffer é outra empresa com um grande número de membros da equipe trabalhando remotamente e a empresa garante que todos eles estejam equipados com as ferramentas certas para a realização de um excelente trabalho. Eles utilizam a ferramenta Timezone para saber os fusos horários e organizar reuniões com a equipe.

8 – MAIS TRANSPARÊNCIA

O que você ganha com uma ferramenta de colaboração em equipe? Mais transparência. Usando as ferramentas certas para sua equipe remota significa que você não tem que enviar e-mails individuais, a fim de receber atualizações sobre cada tarefa. Você pode acompanhar o progresso através do seu painel administrativo ou via mensagem direta.

O Zapier, um aplicativo que conecta aplicativos em prol de uma ação, tem uma grande equipe remota também. A empresa presa muito pela transparência entre todos os membros da equipe. Eles usam ferramentas como o Google Docs e Google Agenda.

9 – AUMENTO NA PRODUTIVIDADE

O que ocorre quando você trabalha no seu próprio ritmo, sem pressões e sem nenhuma distração? A sua produtividade alavanca e você percebe que consegue fazer o seu trabalho em menos tempo e com resultados satisfatórios.

MadMimi é um site de e-mail marketing. A empresa deixou que a sua equipe trabalhasse em seu próprio tempo e lugar confortável, afim de maximizar a produtividade. Nem precisa falar o resultado, né?

10 – ATUALIZAÇÕES SEMANAIS

A principal preocupação dos gestores com equipes remotas é saber se os membros da equipe estão mesmo trabalhando ou não. Se você estiver usando uma ferramenta de gestão de equipe confiável, você nunca terá como se preocupar com isso, pois é possível receber atualizações instantâneas quando as tarefas são concluídas e lembretes quando algo não for cumprido.

Help Scout é uma empresa de suporte para empresas, tem uma equipe remota bem sucedida. Eles têm uma tradição, a sexta-feira FIKA  onde cada membro conversa por pelo menos 20-30 minutos com outro membro escolhido aleatoriamente sobre diversos assuntos.

ENFIM…

Trabalhar remotamente ajuda você a se desligar de todas as distrações e se concentrar em seu trabalho. Com os recursos e as ferramentas certas, você está aumentando a produtividade e garantido mais sucesso no negócio.

Você já trabalhou ou trabalha com uma equipe remota? Como foi a experiência? Deixe nos comentários!

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