É comum ouvirmos das pessoas algo como “Gostaria que o meu dia tivesse 48 horas” ou “O dia passa tão rápido que não consigo fazer nada”. Quando o assunto é “tempo”, poucas são as pessoas que consideram gerir ou encarar a gestão de tempo como algo aplicável no dia a dia. A verdade é que quando passamos a encarar a gestão de tempo como algo positivo e moldamos à nossa própria atitude, conseguimos viver em função das prioridades que nos trazem valor e resultados para a nossa vida.
Recentemente eu passei por mudanças imprevisíveis por conta dos meus projetos, vivia pensando e agindo como se não tivesse tempo para mais nada. Porém, percebi que este tipo de pensamento demonstra que dificilmente conseguiria alcançar o sucesso na minha vida e que o excesso das tarefas iriam diluir qualquer gota de motivação que ainda existisse para realizar projetos desafiadores.
Todos nós somos capazes de gerenciar o nosso próprio tempo de modo que ele dependa apenas de nós mesmos e da nossa capacidade de gerenciar tarefas e projetos. Para isso, é necessário compreender, antes mesmo de elaborar o plano de gestão de tempo, o que são prioridades e como podemos classificá-las.
IMPORTANTE x URGENTE
É necessário que seja identificado o grau de importância e urgência de cada uma das tarefas, tendo a compreensão de que uma tarefa importante é aquela que lhe traz valor e resultados para sua vida, seja pessoal ou profissional, e que uma tarefa urgente é aquela que tem de ser cumprida urgentemente.
Classificação das tarefas:
- Urgentes / importantes
- Urgentes / não importantes
- Não urgentes / importantes
- Não urgentes / não importantes
Resumindo, tarefas urgentes e importantes são as que além de ser prioritárias trazem valor e resultados para a sua vida pessoal e profissional, de igual modo, as tarefas não urgentes e importantes apesar de não as necessitar de fazer são responsáveis por aumentar o valor e resultados.
Regra geral, aplicamos o nosso esforço na concretização de tarefas urgentes quer estas sejam importantes quer não reúnam qualquer importância. Desperdiçamos assim muita energia na concretização de tarefas que não são importantes.
Visualmente, uma forma de gerir o seu dia de trabalho em função do que é prioritário para a sua vida pessoal e financeira resume-se a quatro quadrantes, são eles:
Facilmente podemos verificar em que quadrante nos devemos situar para que a nossa vida traga resultados e quais os quadrantes que necessitamos de criar estratégias e métodos para que o consumo de tempo seja minimizado.
Em termos ideais devemos dedicar 60% do nosso tempo na concretização de tarefas que não são urgentes, mas que são importantes para a nossa vida pessoal e profissional e apenas 20% do nosso tempo nas tarefas urgentes e importantes. Os restantes 20% podem ser dedicados nos quadrantes restantes.
Dicas para focar nos resultados
- Evite interrupções.
- Estipule períodos de tempo para concretizar as tarefas e informe que não pretende ser incomodado(a).
- Aprenda a delegar tarefas começando pelas que não lhe trazem valor nem resultados.
- Aprenda a dizer “não” de forma pacifica, como por exemplo: Por que não resolvemos isso amanhã?
- Avalie imediatamente se a interrupção do seu trabalho é importante, verdadeira e do seu interesse. Se não o é, liberte-se rapidamente.
- Recomendo que você utilize uma ferramenta para gerenciar seus projetos e tarefas.
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