11
jul2017

9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

16
fev2017

Importando os boards do Trello para o MeisterTask

A ferramenta Trello é conhecida mundialmente, ela se baseia no sistema de kanban (em Japonês, kan = “visual” e ban = “cartão”), bastante utilizado no desenvolvimento com Scrum. A imagem abaixo ilustra sua estrutura e componentes:

Perceba que o Trello é dividido em quadros (boards), listas e cartões. Para quem não sabe, um board pode ser um projeto, produto, recurso ou basicamente qualquer outra coisa que você queira, já que seu uso não se limita a projetos de tecnologia. Você pode muito bem criar um board para organizar suas próximas férias, a reforma de sua casa e etc, esse post americano ilustra bem isso. Dentro de cada board, temos listas, que são colunas para te ajudar a organizar as tarefas, que por sua vez são representadas por cartões. Cartões podem ter checklists, anexos, imagens, votos, data de expiração e muito mais. E ao bom estilo drag-and-drop, você pode move-los entre as diferentes listas.

Mas, caso você já tenha uma estrutura no Trello e queira migrar para uma outra ferramenta com mais possibilidades e recursos que possam atender melhor suas necessidades, eu recomendo que analise o MeisterTask.

O MeisterTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e colaboração intuitiva que se integra perfeitamente com a ferramenta de mapas mentais – MindMeister. A integração permite que você transforme seus mapas mentais em boards de projetos, similar aos do Trello, e importar todas as suas ideias criativas como tarefas para que você possa executá-las após a sessão de brainstorming.

IMPORTANDO PROJETOS DO TRELLO PARA O MEISTERTASK

Para importar um projeto e tarefas do Trello no MeisterTask, basta Clicar em ” … ” Esse botão fica localizado no canto inferior esquerdo do painel, depois selecione “Import from Trello”.

Após autenticar a conta com sucesso, você terá uma lista de todos os seus boards. Basta selecionar o que pretende importar.

Viu como é simples?! Agora você pode continuar trabalhando em seus projetos diretamente no MeisterTask.

Ficou curioso para conhecer o MeisterTask na prática? Aproveite a oportunidade!

19
jan2017

Transforme seus mapas mentais em projetos ágeis com o MeisterTask

O mapeamento mental é uma técnica fantástica quando se trata de ideias de brainstorming, tomando notas, delineando estratégias e planejando projetos. Mas, todos sabemos que o trabalho não para por aí. Assim que tiver a ideia, estratégia ou plano pronto, é hora de transformá-lo em ação. Mas, como?

CONHEÇA O MEISTERTASK

O MeisterTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e colaboração intuitiva que se integra perfeitamente com a ferramenta de mapas mentais – MindMeister. A integração permite que você transforme seus mapas mentais em boards de projetos, similar aos do Trello, e importar todas as suas ideias criativas como tarefas para que você possa executá-las após a sessão de brainstorming.

Confira o vídeo para ver este fluxo em ação:

O MeisterTask tem tudo que você precisa para agregar na produtividade da sua equipe. A interface é personalizável para adaptar-se perfeitamente ao seu fluxo de trabalho, possui recursos inteligentes permitindo a automação de processos recorrentes e pode ser executado em qualquer navegador web ou nos dispositivos móveis.

NOVIDADES RECENTES DO MEISTERTASK

A equipe introduziu recentemente para usuários Pro: Estatísticas & Relatórios – opção para obter insights sobre a produtividade da equipe, quais tipos de tarefas tomam mais tempo, em quais tarefas os colaboradores gastaram mais energia e muito mais. A nova atualização está mais elegante e com uma visualização do calendário incrível.

Ficou curioso para conhecer o MeisterTask na prática? Aproveite a oportunidade!

 

09
nov2016

Jefpower no 1° Congresso de Tecnologia da Informação na Unifacs

Com o tema central “Inovações Tecnológicas e os Desafios dos Profissionais de Tecnologia da Informação”, o 1° Congresso de Tecnologia da Informação da Unifacs, que acontece nos dias 17, 18 e 19 de novembro de 2016, no Campus Professor Barros, Av. Luís Viana Filho, 3146 – Paralela, Salvador/Bahia, irá reunir mais de 30 palestrantes convidados.

Com a proposta de apresentar e discutir os principais temas da área de Tecnologia da Informação e Telecomunicações (TIC) abordando ideias sobre novos negócios e serviços, além de possibilidades no mercado profissional, acontece a 1° Edição deste Congresso.

O Evento tem apoio da Unifacs, a maior universidade privada do norte-nordeste do país, além de contar com a colaboração de mais de 30 palestrantes convidados, engajamento dos docentes e discentes desta renomada universidade da Bahia. A programação do Congresso está dividida em Fóruns temáticos que proporcionam espaços de diálogos, debates e produção de novas ideias e disseminação de novos conhecimentos para atualização profissional.

Com um público interno de aproximadamente 1000 estudantes, distribuídos nos cursos de Sistemas de Informação, Ciência da Computação, Engenharia da Computação, Redes de Computadores e Sistemas para Internet, o Evento também será aberto para o público externo de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e outros profissionais de diversas áreas.

A Cerimônia de Abertura, no dia 17, as 19 horas, terá a palestra magna do renomado profissional Professor Dr. Joberto Martins, que acontecerá no auditório principal da instituição. Também neste dia, acontecem os Fóruns com palestras, oficinas e minicursos. No dia 18, os Fóruns acontecem pela manhã, a partir das 8 horas até as 12 horas e no período noturno, a partir das 19 horas. No sábado, dia 19, acontece o encerramento do Congresso com a apresentação do Chapter SQL Server no auditório.

Na oportunidade, estarei no dia 18 de novembro das 19h às 22h ministrando o Workshop Produtividade para Startups. Neste workshop, o participante conhecerá algumas metodologias e fluxos de trabalho para gerar aumento de produtividade, gestão do negócio e, consequentemente, ter ótimos resultados nos lucros. Tudo isso baseado em experiências e práticas de startups reais.

A metodologia escolhida pretende seguir as necessidades de qualquer negócio em sua fase inicial ou em desenvolvimento. Estarei apresentando a utilidade de algumas ferramentas, são elas:

jefpowernaunifacs

INSCRIÇÃO

Caso, tenha interesse no meu workshop, acesse este link – www.congressodetiunifacs.com.br – vá até o menu “Inscrições“, escolha a opção “Dia 18/11 – Noturno” e prossiga com a inscrição. Qualquer dificuldade ou dúvida, entre em contato comigo, clique aqui.

congressodeti2016

10
out2016

Empreendendo com Produtividade – Evento gratuito em Salvador

Já parou pra pensar na quantidade de aplicativos que utilizamos no dia a dia? Acrescente aí as suas mídias sociais, serviços de e-mail e de hospedagem na nuvem, além das ferramentas para anotações, gestão de vendas e relacionamento com clientes. É bem provável que você não tenha dedos suficientes na mão para completar essa conta. Inclua nessa equação a vida tipicamente atribulada de um empreendedor com muita demanda para dar conta e temos aí um cenário de caos.

É de extrema importância compreender que quando aplicadas à nossa rotina de trabalho, as ferramentas digitais tem por objetivo nos tornar melhores e mais produtivos nas atividades que executamos. Suas implicações na organização de um negócio e até mesmo na vida pessoal são vastas.

Todavia, as ferramentas, por si só, não faz milagre. É necessário planejamento, organização e disciplina para que elas não se tornem motivo de ainda mais estresse e preocupação. Por isso, estarei na sexta-feira, dia 14 de outubro, das 16h às 20h na Tropos Coworking Ambiente Colaborativo com o Workshop Empreendendo com Produtividade em Salvador. O evento é GRATUITO e faz parte da 1º Semana Tropos com realização do Jefpower.

tropos

Neste workshop, o participante conhecerá algumas metodologias e fluxos de trabalho para gerar aumento de produtividade, gestão do negócio e, consequentemente, ter ótimos resultados nos lucros. Tudo isso baseado em experiência e práticas de startups reais.

A metodologia escolhida pretende seguir as necessidades de qualquer negócio em sua fase inicial ou em desenvolvimento:

  • Gestão geral da empresa: Evernote e Google Drive
  • Gestão financeira: ContaAzul
  • CRM: Mosckit
  • Gestão de projetos e tarefas: Azendoo e Todoist
  • Marketing (design): Canva
  • Conferências: Skype e Calendly
  • Branstorming: MindMeister
  • Apresentações: Prezi

Para ser empreendedor é necessário ter paixão, coragem, persistência e sonho grande, mas também uma boa dose de razão, ferramentas, técnicas e aprendizados. A partir da mistura de tudo isso é que pode torna-se um empreendedor de sucesso.

img-20161007-wa0012

Gostaria de levar este evento para a sua cidade? Mande uma mensagem para mim, clique aqui!

Facebook
Linkedin
Twitter
Google+