11
jul2017

9 passos para realizar uma reunião online bem sucedida

Empresas em todo o mundo estão adotando ambientes de trabalho remoto. Por conta disso, as equipes precisam encontrar alternativas de manter boas relações de trabalho com os colegas e trabalharem de forma colaborativa, inclusive através de reuniões online.

Mesmo ocorrendo online, as reuniões necessitam de organização. Com a preparação de uma boa pauta, sua equipe poderá ter reuniões produtivas e colaborativas como se estivessem reunidos no mesmo espaço.

Resolvi preparar algumas dicas de como planejar, participar e acompanhar reuniões online para que a comunicação e tarefas sejam claras.

PREPARANDO A REUNIÃO

1 – CRIE UMA PAUTA

Uma etapa fundamental na preparação da reunião é a criação de uma pauta, ela ajudará todos os participantes da reunião a se manterem focados nas prioridades. Quando não há uma pauta, os envolvidos ficam mais propensos a perder a atenção na reunião – o que impacta totalmente na produtividade.

Ao elaborar uma pauta, certifique-se de:

  • Peça a opinião dos participantes da reunião
  • Observe sempre se uma decisão precisa ser feita
  • Se necessário, identifique quem liderará a discussão para cada item ou tópico da pauta
  • Deixe espaço na pauta para adições ou perguntas de última hora.

2 – USE MAPAS MENTAIS

Os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar as discussões da reunião oferecendo espaço para comentários ou ideias podendo conectar documentos ou links relevantes, itens de ação ou notas.

Os mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se desejar que sua equipe ou participantes registrem as tarefas necessárias ou solicitações.

Qualquer um que trabalha remotamente pode passar por situações como essa. Seja um gato passando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo na rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os acidentes, mas pode preparar bem o seu espaço de antemão para evitar alguns transtornos.

Antes da reunião, encontre um ambiente silencioso onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar os ruídos de fundo. Se estiver iniciando com uma nova ferramenta de conferência, faça um teste antes da reunião começar.

PARTICIPANDO DA REUNIÃO

4 – CUIDADO COM O RITMO

Mantenha a sua reunião em um ritmo não tão rápido e também não tão lento. Verifique se há pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é um participante, traga atenção para si mesmo antes de dirigir ao grupo sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e aguarde alguns segundos antes de continuar.

5 – USE BEM AS PALAVRAS

Se você não está compartilhando sua tela e precisa descrever algo que os participantes remotos não conseguem visualizar, tente usar bem as palavras evitando termos regionais. Isso irá ajudá-lo a se comunicar de forma clara e eficaz.

6 – REGISTRE NOTAS

Uma boa tomada de notas é algo que todas as reuniões podem se beneficiar, e existem muitas maneiras de registrar notas úteis. Se você quiser tomar notas compartilhadas durante uma reunião presencialmente, você pode usar um quadro branco.

Para reuniões on-line, você pode ter um efeito semelhante com mapas mentais online que permitem que todos vejam e adicionem as anotações à medida que surgem novas ideias, em tempo real. É uma ótima maneira de manter todos envolvidos, criar mais clareza e receber contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

DEPOIS DA REUNIÃO

7 – RECAPITULE ANTES DE FINALIZAR A REUNIÃO

Quando a reunião está prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação de que são responsáveis. Esta é uma maneira de garantir que todos entenderam quem está lidando com o que e garantir a prestação de contas. Essa clareza extra é especialmente útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal.

8 – CUIDADO COM O FIM DA REUNIÃO

Após finalizar a reunião, muitas das vezes ocorre de ter comentários sério sobre um determinado assunto e isso pode gerar uma reação constrangedora quando você ainda não se desconectou da sala. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir qualquer coisa que tenha ocorrido.

9 – COMPARTILHE

Lembra das anotações que você registrou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Esta pode ser outra ótima maneira de criar uma compreensão compartilhada sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens da ação e o que seguir no futuro.

Lembrando que se você estiver usando um mapa mental para registrar as notas da reunião, com o MindMeister você pode convidar os participantes para colaborarem através de um link compartilhado ou convite por e-mail, para que você possa editar, comentar e enviar comentários, tudo em tempo real. Se desejar uma demonstração da ferramenta, solicite aqui!

As regras das reuniões online não são diferentes das presenciais: comunique-se claramente para que você possa tomar decisões que movam o negócio para frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para alcançar esse objetivo. Preparando-se adequadamente, participando plenamente e acompanhando, suas reuniões online podem ser tão bem sucedidas quanto uma reunião presencial.

Se você tiver algum comentário, perguntas ou dicas sobre reuniões remotas, seria ótimo ouvi-los nos comentários abaixo!

Este artigo foi publicado primeiro no blog FOCUS.

17
nov2016

5 aplicativos para gerenciar projetos

Tenha consciência que atualmente existem infinitos aplicativos que prometem um monte de coisas, tem sempre um ou outro que agrega vários recursos possibilitando atender grandes necessidades. Há também muitas ferramentas que podem servir melhor para diferentes tipos de negócios.

Para facilitar o seu trabalho de encontrar uma ferramenta interessante com foco no gerenciamento de projetos, eu reunir 5 aplicativos essenciais de produtividade. Estes, sem dúvida, irão ajudar sua equipe a fazer o trabalho mais rápido e de forma prazerosa. Vamos lá?!

EVERNOTE

Tome notas em todos os tipos de formatos (texto, vídeo, áudio, imagem e documento), compartilhar documentos com anotações e receber comentários, bem como, até mesmo organizar contas. Para aqueles que vivem on-the-go, Evernote é o que você precisa. Solicite uma demonstração gratuita e ganhe um bônus, clique aqui.

AZENDOO

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Esta poderosa ferramenta permite que administradores convidem os membros da equipe ou parceiros para compor o “Workspace” (Espaço de trabalho) que posteriormente podem trabalhar de forma colaborativa com os recursos disponibilizados no Azendoo. A ferramenta tem integração com o Evernote, Google Drive, Dropbox, Zapier e outras ferramentas que favorecem organização e produtividade. Solicite uma demonstração gratuita, clique aqui.

TODOIST

Com o Todoist você compartilha projetos, atribui tarefas e gerencia níveis prioritários tudo isso através de um aplicativo simples e ao mesmo tempo complexo, mesmo quando offline. Você pode definir metas semanais ou mensais e acompanhar o progresso dos projetos por cores. Ideal para consultores, autônomos e pequenas equipes. Solicite uma demonstração gratuita e ganhe um incrível bônus, clique aqui.

HOURS

Às vezes é necessários estar ciente do tempo gasto em um projeto para otimizar o trabalho e gerenciar os resultados. O aplicativo Hours atende muito bem essa necessidade, possui um visual clean e é intuitivo. Recomendo muito para consultores e freelancers por serem profissionais com a necessidade de controlar o tempo. Mas, a ferramenta pode ser utilizada por diferentes tipos de equipes.

KAST

O Kast é um aplicativo para comunicação das equipes. Ele permite o envio de áudio, vídeo, imagens e textos. Você cria canais, acompanha o trabalho desenvolvido por colegas e dar feedback sobre um projeto – tudo isso através do seu smartphone. Grandes empresas tem utilizado o Kast para coordenar a comunicação interna da empresa. Vale a pena testar!

O que achou da dicas desses 5 aplicativos? Recomendo algum? Deixe nos comentários.

20
out2016

5 etapas para trabalhar em equipe no Mural

O Mural foi construído para ser uma ferramenta colaborativa. Toda a sua equipe pode compartilhar e discutir ideias para encontrar soluções criativas.

Tenho recebido algumas mensagens de clientes solicitando uma compreensão melhor da ferramenta. Este artigo irá ajudá-lo à compreender os recursos e possibilidades no Mural, através de 5 etapas.

1 – EXPLICANDO O QUE É O MURAL

Aqui estão três dicas sobre como você pode descrever o Mural para os seus colaboradores:

  • Descreva a tecnologia básica em termos simples

O Mural é uma ferramenta web. Tudo é salvo automaticamente na nuvem. Várias pessoas podem se juntar em um mural de uma vez, mesmo estando em fuso horário diferente. A ferramenta é flexível e versátil para trabalhar como quiser.

  • Use metáforas e analogias

Apresente-o como se fosse um tabuleiro, quadro branco ou tela. Ou, como o termo “mural” sugere, uma parede. Algumas pessoas dizem que o Mural é como uma grande sala de projeto.

  • Pense em como você explicaria o Mural para a sua avó

Descreva o Mural em termos não-técnicos. Ouvimos coisas como: “É uma grande placa de cortiça no computador que você pode fixar coisas”.

2 – DEMONSTRANDO COMO INSERE CONTEÚDO

O Mural permite adicionar diferentes formatos de conteúdo. Através da barra de ferramentas lateral você pode apresentar as possibilidades a sua equipe. Como por exemplo:

  • Adicionar texto, formas e ícones

Você pode encontrar todas essas opções no lado esquerdo. Certifique-se de mostrar como adicionar uma nota rapidamente clicando duas vezes dentro do mural.

  • Upload de imagens e arquivos

Mostre a sua equipe como adicionar imagens com a pesquisa de imagens no lado esquerdo. Eles podem fazer upload de imagens e arquivos direto do computador simplesmente arrastando-os para o mural, isso inclui PDFs e outros documentos.

  • Incluir links

Para adicionar links, basta copiar e colar a URL no mural. Em seguida, clique duas vezes no link para abri-lo em uma nova aba. Os vídeos do Youtube reproduzem muito bem no mural.

3 – NAVEGAÇÃO PRÁTICA

É muito prático utilizar os controles de navegação e zoom no mural. Sua equipe vai perceber a praticidade.

  • Zoom (Aproximar e Distanciar)

A equipe aqui do Jefpower explora bem este recurso com aproximação de 200% até a visão macro com 10%. Basta utilizar a barra de rolagem do mouse ou com os movimentos dos dedos através do touchpad.

  • Deslocar-se no Mural

Mova-se para a esquerda ou para a direita, para cima ou para baixo. Visualize seu mural através da mini-tela no canto inferior direito para orientação. Lembre-se que você também pode navegar no mural por meio da mini-tela também.

  • Configurando as diferentes formas de controle

Sua equipe pode configurar o modo de navegação de Trackpad para o Modo Mouse tranquilamente. Basta ir em Account Setting > Controls e selecionar uma das opções.

4 – CARACTERÍSTICAS DA COLABORAÇÃO

É muito dinâmico trabalhar com sua equipe no Mural. É por isso que a equipe Mural vêm se dedicando para aperfeiçoar e disponibilizar mais novidades.

  • Siga os envolvidos no projeto

Clique sobre o avatar de cada membro do projeto no Mural para acompanhar as atividades que ele está desenvolvendo. Também tem a opção de “Invite to follow“.

  • Faça comentários

Informe aos envolvidos que eles podem clicar com o botão direito em qualquer parte do conteúdo para adicionar um comentário. Os outros podem responder.

  • Votação de ideias

As pessoas adoram o recurso de votação. Aqui no Jefpower exploramos muito desse recurso para decisões finais sobre ideias. Para isso, basta selecionar a opção no canto superior esquerdo e fazer a configuração conforme preferência. Depois disso, é analisar a votação e discutir os resultados.

5 – GERENCIANDO OS MURAIS

Finalmente, certifique-se de mostrar as pessoas da sua equipe como gerenciar os murais. rooms e permissões. Um breve panorama de tudo que for necessário para agregar no trabalho em equipe por meio da ferramenta.

  • Como encontrar os murais

No menu inicial você encontra todos os murais clicando sobre All Murals ou seleciona uma pasta específica ou Templates.

  • Organizando os murais

Informe a sua equipe que os rooms são como pastas. Os rooms podem ser particulares, por convites ou públicos.

  • Permissões

O administrador da conta Mural pode selecionar quem pode criar murais ou rooms, entre outras permissões.

Se você se concentrar nas 5 etapas acima, vai tornar a compreensão sobre a ferramenta Mural muito mais fácil para toda sua equipe.

solicite

 

 

08
jul2016

Apresente sua ideias com o Mural

O Mural é, sem dúvida, uma incrível ferramenta para realização de brainstormings e projetos em equipe. O recurso de Area pode auxiliar na construção de uma compreensão clara e didática do que está sendo discutido, desenvolvido ou pesquisado.

Na postagem de hoje eu vou apresentar como você pode:

  • adicionar áreas
  • adicionar elementos na área
  • absorver elementos em áreas
  • criar áreas de forma livre
  • usar áreas para criar contornos

 ADICIONANDO UMA NOVA ÁREA

Dentro de um mural você você pode adicionar uma área através do menu lateral – Frameworks, depois seleciona, arrasta e solta no mural ou clica com o botão direito do mouse e selecionando Add Area. Depois disso, adicione um título para a área, mude de cor, alterne o título ou mude o tamanho da fonte, como preferir.

Para selecionar todo o conteúdo dentro de uma área, clique com o botão direito sobre o título e depois clique em Select all (Selecionar tudo). Isto possibilita mover o conteúdo facilmente pelo mural.

1

CRIANDO UM GRUPO EM ÁREA

Uma maneira rápida de adicionar áreas em torno do conteúdo é usando Group into area. Selecione todos os elementos que você queira agrupar, clique com o botão direito do mouse e escolha Group in area dentre as opções.

2

UTILIZE O ABSORB NA ÁREA

Quando você inserir uma área sobre um determinado grupo de conteúdo e desejar mover tudo para outro espaço facilmente, insira a área envolvendo tudo e depois clique na opção Absorb que irá aparecer no menu de formatação.

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FREEFORM e GRID AREAS

Existem dois tipos de áreas no Mural, a Freeform (de forma livre) e Grid Areas (áreas em grade) . Você pode alternar entre elas clicando na opção Freeform / Grid no menu de formatação.

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OUTLINE AREAS – MODO APRESENTAÇÃO

Cada área possui um slide em Outline no mural. Você pode acessar o Outline clicando no ícone ao lado do feed de atividade.

Cada vez que você clicar em cada seção, você será levado a área específica dentro do mural. Navegando em torno de um mural dinâmico.

5

Se você quiser apresentar seu mural, clique no botão Start Presentation (modo de apresentação).

O modo de apresentação permite que você navegue em torno das áreas apenas como uma apresentação de slides. Qualquer pessoa que acessar o link de visualização do mural será levado diretamente para o mural no modo de apresentação.

Você gostaria de conhecer mais sobre a ferramenta? Posso fazer uma demonstração, clique aqui.

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