Sabemos que as redes sociais vêm concedendo às relações humanas uma velocidade e escala cada vez maiores, similares ao crescimento da própria internet. Pessoas pelo mundo inteiro usam plataformas de mídias sociais para buscar e compartilhar informação sobre os mais diversos assuntos. Empresas fazem o mesmo: utilizam-se dessas mesmas tecnologias para alcançar seus objetivos mais facilmente e criar mensagens e ofertas direcionadas ao seu público.
Porém, sabe-se que 72% das empresas usam tecnologias sociais de alguma forma, mas muitas poucas são capazes de utilizá-las de forma plena. De acordo com uma pesquisa da consultoria McKinsey, funcionários de empresas passam 28% da sua jornada semanal de trabalho apenas lendo e respondendo e-mails. Outros 20% desse tempo são usados somente para procurar informações entre colegas. Em 2012, a consultoria já alertava sobre a importância de usar mecanismos de busca de registro de conhecimento para reduzir o tempo gasto procurando informações dentro da própria empresa.
Ferramentas como o Evernote são excelentes aparatos para registro de informação. O programa ajuda a centralizar todo e qualquer tipo de informação, como email, arquivos e demais dados de uma empresa. Permite a criação de cadernos para categorizar a informação, com fácil acesso aos documentos pelas diferentes categorias de colaboradores. Seu workchat também dá acesso a uma interação mais fácil entre os colaboradores.
Extremamente adaptável a qualquer tipo de empresa por não contar com uma forma rígida de trabalho, o Evernote permite descartar os emails de informações internas, centralizando esse controle de informações com muito mais agilidade, reduzindo o tempo gasto. O plano premium garante acesso a até 10 gigabytes por mês, mais que o suficiente para gerenciamento de grandes quantidades de arquivos. O programa lhe permite acessar seus documentos mesmo offline, sem necessidade de conexão com internet.
É possível salvar emails (e seus anexos), capturar documentos, cartões de visitas, e até mesmo matérias que contenham elementos que possam vir a ser úteis. Seus sistema de busca e armazenamento trabalha com qualquer tipo de arquivo, o que facilita sua capacidade de armazenamento. O Evernote garante acesso por smartphone, com acesso por senha, sendo assim uma fonte segura de dados pessoais confidenciais. Seus documentos, armazenados por sistema de nuvem, podem ser facilmente recuperados em casos de acidentes, além de garantir a recuperação de versões prévias de notas.
Se você ainda utiliza emails para armazenar as informações de seus projetos, mais que recomendamos que você dê uma chance a você mesmo de conhecer o Evernote. Com certeza, ele será seu futuro parceiro, e de sua empresa, no que diz respeito à gerenciamento de informação e armazenamento de arquivos.