A gestão do tempo e da produtividade pode não ser tarefas fáceis numa empresa. Independente do segmento, o tempo é um dos grandes inimigos. Para ajudar você com essa missão, separei três técnicas que podem ajudar qualquer profissional e negócio a decolarem na produtividade digital em 2019.
Metodologias Ágeis
Essa técnica começou através do desenvolvimento de projetos de software no qual os principais objetivos eram priorizar as pessoas e as interações, produtos executáveis, colaboração do cliente e respostas rápidas para as mudanças.
Para aplicar essa técnica é necessário que você divida os seus projetos em ciclos:
- Início do projeto
- Organização e preparação
- Execução do trabalho
- Encerramento do projeto
Depois de cada ciclo é necessário que você e sua equipe analisem todas as tarefas individualmente, pois, caso haja algum erro no projeto, vocês poderão resolver rapidamente. Isso previne que erros sejam acumulados e a obrigação de refação. Através dessa técnica você vai conseguir concluir seu projeto rapidamente, executá-lo com qualidade, acompanhar o que já foi feito e o que falta, além de delegar as tarefas entre sua equipe.
Lembrando que você pode usar o Scrum, onde os projetos são divididos em ciclos e chamados de Sprints. Todo o processo pode ser resumido assim:
Pomodoro
Já ouviu falar da técnica Pomodoro? Esse nome vem do italiano e significa “tomate”. A escolha deste nome é do Francesco Cirillo que utilizou um cronômetro de cozinha com formato de tomate para gerenciar o tempo.
Essa técnica se baseia na construção de fluxos de trabalho divididos em blocos para melhorar a agilidade do cérebro e com isso estimular o foco. Ela funciona da seguinte forma:
Você precisa selecionar todas as tarefas e montar uma lista com as principais. Depois, determine 25 minutos para executar apenas umas das tarefas principais – mantenha o foco apenas nela. Após toque do cronômetro, faça uma pausa de 5 minutos – aqui vale levantar, fazer alguma atividade física ou outra coisa que te ajude a relaxar. Posteriormente, risque a tarefa de sua lista depois que concluída. Retorne ao trabalho depois de uma pausa por mais uma tarefa (pomodoro) de 25 minutos.
Lembrando que a cada quatro tarefas (pomodoro), faça uma pausa mais longa – 30 minutos até voltar ao trabalho.
Com o tempo, você vai descobrir a quantidade de tarefas (pomodoros) necessários para a conclusão de suas principais tarefas.
Kanban
Este termo é de origem japonesa e significa “cartão” ou “sinalização”. Trata-se de um conceito com relação a utilização de cartões (post-it por exemplo) para indicar o andamento dos fluxos do projeto. O Kanban é uma das técnicas mais conhecidas no mundo e ela facilita a integração da comunicação entre os departamentos de uma empresa.
Esta técnica funciona como um mural dividido por seções que normalmente são nomeados com To Do (pra fazer), Doin (fazendo ou executando) e Done (concluído ou feito). Mas, você pode acrescentar outras seções conforme a necessidade do seu projeto. Por exemplo:
Existem muitas ferramentas que ajudam você a aplicar essas técnicas, se você tiver interesse eu posso lhe apresentar algumas, basta entrar em contato comigo.
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